総会での新型コロナウイルス対策
明日から4月ですが、これから総会を開催される管理組合様は多いと思います。総会の開催時期は、ほとんどの管理組合様で新会計年度開始から2ヶ月又は3カ月以内となっています。最近では、管理会社の総会業務負担が集中しないように、新会計年度開始を1月や9月にして、総会開催時期を3月頃や10月頃にしているところがありますが、一般企業に多く見られる3月や4月を新会計年度開始にしている管理組合様はまだまだ多く、これからの4月から6月が開催時期となります。
ところが、新型コロナウイルスについての報道が連日流され、被害が収束するどころか被害がますます拡大し、「緊急事態宣言」が出されるかもしれない現況です。
このような状況のもとで、総会を開催しても良いのだろうかと不安視されておられる管理組合様が多いと思います。
マンションの規模によって総会出席者（会場出席者）の数は違いますが、マンションの規模に見合った集会室のスペースだと思われますので、総会時には、それなりに人が密集した状態となります。また集会室は、通常では密閉された空間となっています。
今、新型コロナウイルスの感染を防ぐためには、3つの「密」を避ける必要があると言われており、総会時では、この3つの「密」の状態になる可能性が大きく、新型コロナウイルスに感染する可能性も増すことになります。
3つの「密」とは、「換気の悪い密閉空間」、「人が密集する場所」、「密接した近距離での会話」のことです。このすべてが総会に当てはまる可能性がありますので、総会の開催につきましては、十分に留意する必要があります。
3月下旬に総会を開催することに決定した管理組合様には、以下のような文面を総会案内状と一緒に送っていただくようにお願いをしました。
******* 定期総会開催の新型コロナウイルス対策について *******
新型コロナウイルスについての報道が毎日流され、被害が収束するどころか被害が拡大しております。定期総会の開催を延期することも考えましたが、延期することで、役員の引継ぎや管理組合運営が滞ってしまう恐れがありますので、恒例どおりに3月下旬に開催することとしました。
つきましては、皆様には以下のことを心がけて定期総会に出席していただければと思います。是非、ご協力の程、宜しくお願い致します。
＜出席の際のお願い事＞
● 咳、発熱等の風邪の症状が見られる方は、無理に出席されずに、委任状又は議決権行使書をご提出下さい。
●出席される方は、できる限りマスクを着用してください。
●集会室お入りになる前には、必ずご用意している消毒液で手を消毒して下さい。
もし、総会を開催する場合には、無理に出席していただくことを避け、「議決権行使書」もしくは「委任状」を提出していただくこと、出席される方には、必ずマスクを着用していただくことを徹底していただきたいと思います。そして会場の窓及びドアを開けた状況にして議事進行を行って下さい。
そしてもう1つあります。先程の3つの「密」の1つである「密接した近距離での会話」にならないようにすることです。今、新型コロナウイルス蔓延をふせぐために、世界各国でソーシャルディスタンディング（社会的距離）の必要性が叫ばれています。人と人との間隔を2メートル空けておれば、マスクなしで飛散感染はないそうですので、マスク状態ですと、もう少し間隔を少なくしても大丈夫かもしれません。それでも、総会の会場では十分な間隔を取ったレイアウトにしていただきたいと思います。
最後に、マンション管理センターのホームページにて、詳細なＱ＆Ａが掲載されていますので、こちらの方もご参考にしてください。
「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関するQ＆A」